Как справиться с телефонофобией

Бой с телефоном? Недавно я устроилась на очень хорошую работу. Нравится все: начальство, коллеги, то, чем приходится заниматься. Если бы не одно «но». В мои должностные обязанности входит необходимость вести телефонные переговоры с руководителями предприятий и чиновниками. По натуре я человек довольно скромный и нерешительный. Поэтому каждый раз, когда предстоит совершить очередной звонок, начинаю просто бояться этого злосчастного телефона. И потом, набрав номер, начинаю путаться в словах, заикаться, строить длинные фразы так, что собеседник понимает меня с очень большим трудом. Как справиться с этой телефонофобией?
Отвечает психолог Виталина Мазурук:

Многие люди не любят вести деловые переговоры по телефону потому, что не видят своего собеседника, его реакции на слова, отношение к нам. Это означает меньше возможностей контролировать ход переговоров. При телефонном разговоре нашему собеседнику гораздо проще прекратить разговор. Ведь при личной встрече мы можем быть куда убедительней. Поэтому сразу для себя отметим:

- нельзя бояться собеседника, робеть перед ним; говорить нужно внимательно, уважительно, но на равных – не заискивать и не свысока;

- важно иметь четкую, ясную структуру предстоящего разговора. Разговор – это 10 % успеха, 90 % - подготовка к нему. Когда звонить, кому, зачем и как разговаривать – вот вопросы, на которые Вы должны ответить себе еще до начала разговора.

Если звоните вы…

До разговора

В первую очередь, определите цель своего звонка (поддержать контакт и обменяться мнением, установить новую связь, получить или передать информацию, поделиться идеей и попросить оценить ее, убедить в своих намерениях или ближе познакомить со своим проектом).

Если разговор сложный, подготовьтесь к нему заранее – наметьте перечень вопросов; если вы пока начинающий «переговорщик», проговорите их вслух. Можно подготовить «речевки» разных вариантов развития беседы, написать и держать перед глазами.

Имейте под рукой ручку, бумагу, а также календарь и нужные для разговора материалы.

Во время разговора:

- начинайте разговор только в хорошем настроении, с доброжелательной улыбкой на лице; да, вас никто не видит, но в голосе улыбка чувствуется;

- вслушайтесь в интонации своей речи – вы просите или предлагаете (взаимовыгодный контакт)?

- сняв трубку, представьтесь: фамилия, имя, отдел или должность, предприятие (город);

- говорите четко, разборчиво;

- выясните, с тем ли говорите, кто вам нужен («Могу ли я узнать, с кем говорю?»);

- спросите, есть ли у собеседника время на разговор или перезвонить попозже (в какое время именно?);

- выслушивайте собеседника до конца, не поторапливайте его и не торопитесь сами; слишком быстрая речь создает впечатление неуверенности;

- научитесь «подстраиваться» к голосу собеседника: говорите в том же темпе, с той же громкостью и пр. – это создаст эффект общения на одном языке;

- говорите коротко и четко, не изобилуйте подробностями, не уговаривайте – это снизит вашу убедительность; уговаривать – значит насиловать, кому это понравится?

- не возражайте «в лоб» собеседнику, если рассчитываете на благоприятный исход разговора;

- будьте внимательны, никогда не перебивайте собеседника;

- никогда не говорите: «Вы меня не так поняли», вместо этого лучше сказать: «Я, наверное, неточно выразилась»;

- избегайте формулировок с отрицанием, вместо: «Вы не могли бы со мной встретиться?» - лучше спросить: «Во сколько вам будет удобно со мной встретиться?»

- не бойтесь делать паузы в разговоре; если собеседнику нужно обдумать ваши слова, непрекращающаяся речь будет его раздражать;

- не огорчайтесь, если с первого звонка не добились намеченного результата; хорошо, если вас запомнили и завязали отношения.

После разговора

Спросите у себя: все ли вы сказали?

Можно написать «речевку» для следующего разговора.

Точно запишите итог разговора – о чем договорились с собеседником.

Запишите, что вы обещали сделать, или сделайте другие необходимые заметки.

Если обещали, обязательно перезвоните в оговоренные сроки.

“Вечерний Брест”

Полезные ссылки: